Seringkali kita perlu mengganti kata atau kalimat pada suatu dokumen ketika melakukan pembaruan atau perubahan pada dokumen tersebut. Perubahan kata tersebut bisa berupa nama orang, nama kota, nama hari, bulan dan tahun, atau nama lembaga tertentu. sehingga dengan perubahan tersebut, data yang lama akan digantikan data yang baru.
Jika kita melakukan perubahan kata tersebut secara manual, yang merubah satu persatu dengan cara mencari kata yang dimaksud kemudian dihapus dan diganti dengan data atau kata yang baru, maka akan sangat tidak efisien dan efektif. hal ini karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga hasilnya akan kurang maksimal, kadang masih ada beberapa kata yang belum diganti. Akhirnya akan menjadi hal yang lucu ketika dokumen telah disodorkan, namun masih menggunakan data dari dokumen yang lama. Untuk menghindari hal tersebut, di MS Word telah terdapat fitur Find and Replace yang berfungsi untuk mencari dan mengganti kata atau kalimat.
Untuk menggunakan fitur Find and Replace ikutilah langkah-langkah dibawah ini.
- Bukalah sebuah dokumen yang akan diupdate datanya.
- Misal saja yang akan dirubah datanya adalah nama bulan, dari Januarimenjadi Februari.
- Pada Ribbon Home di Group Menu Editing klik tombol Replace atau tekan kombinasi tombol Ctrl+H pada Keyboard.
- Muncul jendela Find and Replace, pada Find what isikan kata atau kalimat yang akan diganti, missal Januari
- Pada Replace with, isikan kata atau kalimat pengganti. Misal Februari
- Klik Replace untuk mengganti kata satu persatu, dan untuk langsung mengganti semua kata yang berbunyi Januari klik Replace All, maka akan muncul pemberitahuan jumlah kata yang digantikan, kemudian klik OK
Dengan cara diatas akan menjadi
lebih mudah dan singkat untuk mengganti sebuah kata atau kalimat menjadi kata
atau kalimat yang baru.
